Esta empresa aseguradora francesa enfocada a clientes de la docencia, realizan una convención interna con incentivo en Huelva para sus 1100 asistentes, donde participé como coordinadora tomando la responsabilidad del control de transportes, “advance” y supervisión de restaurantes para una organización limpia y fluida del programa evitando posibles contratiempos.
Un reto en logística del transporte
La coordinación de las llegadas al aeropuerto de Sevilla y salidas donde comienza la logística, traslados a los diferentes puntos programados, así como toda una labor de supervisión en el almuerzo y organización de transporte en la Hacienda donde se llevó a cabo la gran cena de gala, pudimos presumir de una operativa excelente tal y como nuestros conductores, asistentes y cliente final nos comunicaron con gran satisfacción.
Cierto es que coordinar un número tan elevado de asistentes es una labor delicada sea cual sea la localización, aeropuerto, ciudad, hacienda, la cual no habría sido posible sin el equipo que tenía… ¡¡todo un reto!!
En el aeropuerto tuvimos el soporte de las azafatas quienes colaboraban en la bienvenida y acompañaban a los asistentes a sus autobuses correspondientes dándoles una breve introducción de hacia donde se dirigían.
El lugar escogido para la cena supuso … Más de 10 autobuses tendrían acceso a la Hacienda, ninguno de ellos podía solaparse, y por supuesto en ningún momento podíamos provocar ningún tipo de colapso en el tráfico. A pesar de las barreras de la carretera, finalmente conseguimos que todo transcurriera con normalidad y los asistentes descendieron sin provocar alteraciones en el resto de autobuses y sin que hubiera cruces inoportunos. Todo marchó sobre ruedas incluso dentro de la Hacienda donde conseguimos que todos los autobuses rotaran a la perfección durante la llegada constante del grupo sin retrasar el programa y respetando los horarios fijado por el project manager.
Un evento cuidado al detalle y mimos para sus invitados tratados con finura. Así lo corroboraron los asistentes, que pudieron disfrutar de una cena repleta de sorpresas.
Afortunadamente el aeropuerto de Sevilla fue una ubicación que funcionó a la perfección pese al gran número de personas que esperábamos. Aunque sufrimos la problemática a la salida del grupo, el día de la partida y regreso a su país, por la poca colaboración de algún turismo que dejaban a pasajeros individuales. Momentos incómodos por ver lo que podía suponer la parada de un vehículo en el medio del acceso a los autobuses aunque fueran 2 minutos. Hablamos de una cola de autobuses de 50/55 plazas esperando por un solo turismo!!!. Los nervios se consiguieron controlar aunque el nivel de indignación hacia la incompetencia de personas que no respetan el trabajo de los demás conseguía hacer mella ese día.
No obstante, una vez más, el evento se celebró con la mayor imagen de organización.
